ペーパーレス

ペーパーレスとは、紙の書類を電子化して運用する取り組みのことです。印刷や保管の手間を減らし、必要な情報を探しやすくします。マニュアルの分野では、紙だと差し替えが追いつかず古い版が現場に残りがちなため、電子化して最新版を配りやすくする効果が特に大きいです。

ペーパーレスとは

ペーパーレスは、契約書や申請書、マニュアルといった紙の書類を、電子データに置き換えて扱う取り組みです。印刷や保管にかかるコストを減らし、必要な情報を検索して素早く見つけられるようにするのが狙いです。

近年はDXの入り口としても取り組まれています。ただし、紙をなくすこと自体が目的なのではなく、電子化によって情報を探しやすく・共有しやすくし、業務の効率を高めることに本当の狙いがあります。

紙のマニュアルが抱える課題

マニュアルの分野で、ペーパーレスの効果が特に大きく表れます。紙のマニュアルには、内容が変わっても差し替えが追いつかないという弱点があるからです。手順を直しても、印刷し直して現場の全員に配り直さないかぎり、古い版が机の引き出しやファイルに残り続けます。

現場に新旧の版が混ざると、人によって参照している内容が違い、品質のばらつきや事故につながります。標準化を進めるうえでも、全員が同じ最新版を見ている状態をつくることが欠かせません。電子化して一元管理すれば、更新した内容を一度直すだけで全員に最新版が届きます。

Flowbaseとペーパーレス

Flowbaseは、現場の作業を録画するだけで、AIが手順とスクリーンショット、説明文のそろったマニュアルを自動生成します。できあがったマニュアルは電子データとして一元管理され、更新した内容がそのまま最新版として全員に共有されます。

QRコードを現場に貼っておけば、タブレットやスマートフォンからその場で該当の手順を開けます。紙のように差し替えの手間がかからず、古い版が残る心配もありません。手順が変わったら、その箇所だけを撮り直して更新できるため、常に最新のマニュアルを現場へ届けられます。