「医療事務は、受付やレセプトなど専門的で覚えることが多く、結局はベテランの一人に頼りきりになっている」というご相談を、クリニックや病院の担当者からよくいただきます。その人が休んだり辞めたりすると業務が止まってしまう、新しく入った人が独り立ちするまで時間がかかる、というお悩みです。
私たちは、専門的で覚えることが多く、特定の人に偏りやすい業務こそ、動画で手順を残しておく価値が大きいと考えています。実際の画面操作や受付の流れを見られることで、文字だけでは伝わりにくい手順まで共有できるからです。本記事では、受付や事務の手順を動画で残して、引き継ぎと教育を助ける進め方を整理します。
医療・福祉の現場は、作り手が限られがちです。Flowbaseが2026年3月に実施した自社調査（スクリーニング6,000名）では、医療・福祉で「自分で作成・更新する」人は11.4%と、全業種のなかでも低い水準でした。属人化（特定の人しか知らない業務がある）は作成者全体で58.0%です。出典は業務マニュアル作成実態調査2026です。
※患者さんの情報が映る場合は、院内のルールや関係する法令を必ず守り、個人情報が含まれない範囲で扱ってください。
医療事務でつまずきやすいこと
医療事務の引き継ぎと教育には、いくつか共通したつまずきがあります。
一つは、専門性と覚える範囲の広さです。受付、会計、レセプトの作成、各種システムの操作と、専門的な業務が重なります。手順を一度説明されても、新人がすべてを覚えきるまでには時間がかかります。
もう一つは、業務の偏りです。難しい業務ほど特定の人に任せきりになり、その人しか手順を知らない状態が生まれます。引き継ぎの資料が頭の中にあるまま整理されておらず、急な不在で業務が止まることがあります。
「その人がいないと回らない」状態を、確かめられる手順に置き換えていくこと。それが、安心して業務を続ける土台になると私たちは考えています。
動画で残すと変わること
受付や事務の手順を録画して残すと、引き継ぎと教育の進め方が変わります。
新しく入った人は、基本の受付の流れやシステム操作を動画で先に見て、全体をつかんでから業務に入れます。教える側は、同じ説明を繰り返す代わりに、判断の難しい業務の補足に時間を使えます。
業務の偏りも和らげられます。特定の人しか知らなかった手順を、確かめられる形で残せば、別の人でも対応できるようになります。急な不在のときも、手順をたどって業務を続けやすくなります。
引き継ぎ資料の代わりに: 退職や異動の前に、担当業務を一通り録画して手順書にしておくと、引き継ぎ書を一から書くよりも負担が小さく、抜けも減らせます。実際の操作が残るのが利点です。
作り方のステップ
身構えなくても始められます。基本の流れは次のとおりです。
- 特定の人に偏っている、または教えることが多い業務を一つ選ぶ
- ふだんどおりの受付や画面操作を録画する（個人情報の扱いに配慮する）
- AIに解析させ、手順のまとまりごとに区切った下書きを作る
- 専門用語の補足や、間違えやすいポイントを書き足す
- 例外時の対応や、判断に迷うところの考え方を補う
- 担当外の人に見てもらい、分かりにくい箇所を直す
偏りが大きく、止まると困る業務から先に残すと、効果を実感しやすくなります。
運用するときのポイント
医療事務ならではの、運用で気をつけたい点があります。
画面や受付には患者さんの個人情報が含まれます。録画や共有の前に院内のルールと関係する法令を確認し、個人情報が映らない範囲にする、見られる人を権限で絞るといった配慮が欠かせません。
制度や点数、システムが変われば手順も変わります。誰がいつ見直すのかを決めておくと、古い手順のまま対応してしまうことを防げます。正確さが求められる業務なので、更新の担当を決めて、内容を最新に保つことを心がけます。
Flowbaseでの考え方
私たちが提供しているFlowbaseは、受付や事務の様子を録画すると、AIが内容を解析して手順書の形に整える仕組みです。専門的で覚えることが多く、特定の人に偏りやすい医療事務でこそ、撮るだけで下書きができ、確かめられる形で残せる手軽さが活きると考えています。
大切なのは、作って終わりにせず、制度やシステムの変化に合わせて更新し続けることです。実際の操作という確かな記録を土台に、特定の人に頼りきりの状態から、誰でも手順をたどれる状態へ近づけていく。その積み重ねが、急な不在でも止まらない、安心して続けられる業務につながる、と私たちは考えています。
なお、ここでご紹介した進め方が、すべての業務にそのまま当てはまるとは限りません。私たちもあらゆる現場で検証できているわけではないため、お客さまのご相談をいただきながら、プロダクトやAIの精度を一緒に調整し、現場に合う形を探していきたいと考えています。まずは小さく試して、合うかどうかを一緒に確かめさせてください。
よくある質問
Q患者さんの個人情報が映るのが心配です。
録画する範囲を、手順として必要な操作画面に絞ることをおすすめします。個人情報が含まれる部分は録画の対象から外したり、見せたくない箇所を画面上で隠したりすることもできます。院内のルールや関係する法令を確認したうえで、見られる人を権限で限定するなど、運用のルールを先に決めておくことが大切です。
Q専門的な業務でも手順書にできますか？
画面の操作や受付の流れは映像で残せます。加えて、専門用語の補足や、判断に迷うところの考え方を注意書きとして添えるのがおすすめです。操作と判断の理由をセットで残すことで、担当外の人でもたどりやすい手順書に近づきます。
Q退職前の引き継ぎに使えますか？
担当している業務を一通り録画して手順書にしておくと、引き継ぎ書を一から書くよりも負担が小さく、抜けも減らせます。実際の操作が残るため、後任の人が手順をたどりやすくなります。退職や異動の前の引き継ぎに向いた進め方だと考えています。